Управление правами доступа пользователей аккаунта может оказаться проблематичным, если число пользователей велико. Чтобы не настраивать права доступа отдельно для каждого пользователя, рекомендуется использовать группы. Функция управления группами позволяет централизованно настроить доступ к различным разделам аккаунта и применить эти настройки к любому числу пользователей.
Использование групп оправданно, если в вашем аккаунте много пользователей, имеющих одинаковые или очень схожие права доступа. Для каждого пользователя аккаунта всегда действует комбинация его личных прав доступа и разрешений для всех групп, членом которых он является. При этом каждый пользователь может одновременно быть участником нескольких групп.
Примеры ситуаций, в которых использование групп эффективнее индивидуальных настроек доступа:
- Среди пользователей аккаунта есть несколько человек, которые выполняют схожие задания и обладают одинаковыми полномочиями: могут скачивать файлы, но не удалять их; могут добавлять товары в магазин, но не имеют разрешения редактировать дизайн; могут просматривать собственные задания, но не должны создавать задания для других. Вместо того чтобы задавать все эти разрешения каждому пользователю отдельно, рекомендуется создать группу пользователей, назначить ей необходимые права доступа и добавить всех пользователей с одинаковыми полномочиями в эту группу. Если одному из пользователей понадобятся дополнительные полномочия, их можно настроить индивидуально в свойствах этого пользователя.
- Вы создали новую папку в сервисе Файлы и хотите поделиться доступом к ней с большим количеством пользователей системы. Вместо того чтобы давать права доступа каждому пользователю отдельно, создайте группу, имеющую права доступа к новой папке, и добавьте в эту группу нужных пользователей.