Вход для клиентовВход для клиентов О компании

Поддержка »

WebAsyst Почта: руководство пользователя

WebAsyst Почта: руководство пользователя

Оглавление

WebAsyst Почта одним взглядом

 

Получение сообщений

WebAsyst Почта позволяет получать сообщения на адреса двух типов:

Внутренние – адреса, созданные на почтовом сервере WebAsyst, на том домене, на котором работает ваш WebAsyst аккаунт. Например: alex@account.webasyst.net.

ПРИМЕЧАНИЕ: внутренние адреса работают только для пользователей веб-сервиса WebAsyst Почта; они недоступны, если вы используете WebAsyst Почту в виде PHP-скриптов, установленных на вашем сервере.

Внешние – адреса, созданные в общедоступных почтовых системах или на корпоративных почтовых серверах. Например: alex@mail.ru; alex@alexcompany.ru.

Это означает, что сервис WebAsyst Почта может использоваться как сборщик почты, или как интегратор множества почтовых систем, позволяющий в одном аккаунте работать с сообщениями, приходящими на различные почтовые адреса.

Каждый почтовый ящик представлен отдельной веткой в папке Входящие. Доставка почты осуществляется автоматически. При поступлении нового сообщения название почтового ящика получателя выделяется жирным, а в скобках выводится общее количество новых непрочитанных сообщений.

ПРИМЕЧАНИЕ: Доступ к папке Входящие настраивается администратором для каждого пользователя персонально или для группы пользователей.

Создание и настройка почтовых ящиков

  1. Перейдите в папку Входящие и нажмите кнопку Добавить почтовый ящик.
  2. Выберите тип ящика, который вы хотите создать.
  3. Нажмите кнопку Продолжить.

При создании внутреннего почтового ящика (на домене вашего аккаунта WebAsyst) вам достаточно ввести часть электронного адреса (до значка @) и указать имя ящика, которое будет отображаться в папке Входящие и в реквизите From в исходящих сообщениях, отправленных с этого адреса. После этого новый почтовый адрес будет немедленно создан на почтовом сервере WebAsyst.

При создании внешнего почтового ящика необходимо заполнить форму, состоящую из следующих полей:

  • Email: ваш электронный адрес на внешнем почтовом сервере (например, alex@mail.ru).
  • Имя: введите имя ящика, которое будет отображаться в папке Входящие.
  • Тип сервера: POP3 или IMAP, в зависимости от настроек вашего аккаунта на внешнем почтовом сервере.
  • Сервер входящий почты: имя внешнего почтового сервера, например pop.mail.ru.
  • Безопасное соединение (SSL): включите, если ваш сервер требует обязательного использования SSL для подключения.
  • Порт: по умолчанию 110 для серверов POP3 и 143 для IMAP. Если, однако, ваш почтовый сервер требует включения SSL (см. опцию выше), то номер порта скорее всего будет другим, обращайтесь к описанию вашего почтового сервера.
  • Имя пользователя: имя, под которым вы производите подключение к своему почтовому ящику (как правило, это имя совпадает с электронным адресом, например: alex@mail.ru, либо используется только первая часть адреса, до значка @).
  • Пароль: который вы используете вместе с именем пользователя для подключения к своему почтовому ящику.

ВАЖНО: к каждому внешнему почтовому ящику следует подключать только одно приложение Почта или один почтовый клиент (Thunderbird, Outlook, TheBat! или приложение WebAsyst Поддержка)! Перед тем как настраивать внешний почтовый ящик в WebAsyst Почте, убедитесь в том, чтобы этот же ящик не был настроен в других почтовых программах. При невыполнении этого требования могут возникнуть проблемы с получением и отображением новых сообщений в приложении Почта и в других почтовых клиентах.

POP/IMAP доступ к внутренним почтовым ящикам

Ваш почтовый ящик, созданный на сервере WebAsyst (напр., alex@account.webasyst.net), может быть доступен из других почтовых клиентов, например: Outlook, The Bat!, Eudora и т.д. Для предоставления такого доступа, зайдите в папку Входящие и щелкните ссылку "Изменить настройки" для соответствующего почтового адреса.

В форме настройки щелкните по ссылке "Открыть доступ POP/IMAP" и далее используйте указанные параметры для настройки вашего почтового клиента.

Доступ из других почтовых клиентов всегда можно закрыть, воспользовавшись ссылкой "Закрыть POP/IMAP доступ".

Создание сообщений

Чтобы создать новое сообщение нажмите в панели инструментов кнопку Создать сообщение. В форме Новое сообщение введите адреса получателей, тему и текст вашего сообщение.


WebAsyst Почта позволяет вам без большого труда создавать хорошо оформленные и легко читаемые сообщения. Панель редактора содержит все основные инструменты, необходимые для форматирования текста (выделение, подчеркивание, выравнивание, отступы и т.д.), а также средства для встраивания изображений, ссылок и переменных персонализации в текст письма, о чем более подробно написано далее в данном руководстве.

Выбор отправителя (От кого)

Имя и электронный адрес текущего пользователя используются по умолчанию в качестве отправителя сообщения. Это имя и адрес будут отображаться в почтовой программе получателя вашего сообщения в реквизитах From (От кого) и, соответственно, будут использоваться в качестве обратного адреса, если получатель вашего сообщения щелкнет кнопку Ответить (Reply) в своей почтовой программе.

Помимо собственного адреса, в качестве адреса отправителя допускается выбор любого из адресов, которые зарегистрированы в папке Входящие. Однако, такой выбор возможен только для тех пользователей, которые имеют доступ к данной папке.

Выбор получателей

В поле Кому в форме создания сообщения введите адреса получателей, разделенные запятой (,) или точкой с запятой (;). По мере набора адреса откроется список совпадающих адресов из сервиса Контакты. При этом в списке будут предложены для выбора те контакты, у которых электронный адрес или имя начинаются с тех же символов, которые вы успели набрать.


Под полем Кому расположены ссылки Копия и Скрытая копия. Щелкните по ним, если вам необходимо ввести адреса получателей соответствующих копий сообщения. Откроются поля для добавления адресов, в которых работают такие же правила ввода, как и в поле Кому.

Если у вас есть предварительно подготовленные в сервисе WebAsyst Контакты списки получателей ваших сообщений, то под полем Кому появится ссылка Списки. Щелкните по ней и выберите те списки, в которые вы хотите отправить данное сообщение. Такой метод выбора получателей очень эффективен при массовой рассылке, например, новостных писем вашим подписчикам.

Добавление изображений

Чтобы вставить изображение в тело вашего сообщения, разместите курсор в том месте текста, куда вы хотите поместить изображение. Затем щелкните по кнопке  в панели инструментов редактора и используйте кнопку Обзор... для выбора файла. После загрузки файл изображения сразу появится в тексте сообщения, где можно будет изменить его размер или место расположения (просто перетащив в другое место в тексте).

Следует отметить, что добавленные таким образом изображения не увеличивают размер исходящего сообщения, в отличии от прикрепленных файлов. Файл картинки фактически останется в вашем WebAsyst аккаунте, а у получателя сообщения она откроется в теле письма по ссылке.

Такой способ отправки изображений существенно лучше, чем рассылка вложенных файлов. Он гарантирует быструю доставку сообщений без риска превышения допустимого размера почтового ящика на стороне получателя.

Прикрепление файлов

Для добавления прикрепленного файла, щелкните по ссылке Прикрепить файл в нижней части формы создания сообщения. Допускается прикрепление нескольких файлов, однако их общий размер может быть ограничен параметрами вашего аккаунта.

ПРИМЕЧАНИЕ: Прикрепление больших файлов не рекомендуется. Если вы отправляется рассылку большому количеству получателей, то каждая копия письма будет включать в себя вложенные файлы, а это создает большую нагрузку на почтовый сервер. Вместо этого мы рекомендуем использовать ссылки на файлы, которые вы можете легко создать с помощью сервиса WebAsyst Файлы.

Отложенная отправка

WebAsyst Почта позволяет отправить сообщение в назначенную дату/время в будущем. Для этого в форме создания сообщения щелкните по ссылке Запланировать отложенную рассылку, укажите будущие дату и время и нажмите кнопку Отправить.

Ваше сообщение получит статус "Отложенное". Такие сообщения по умолчанию попадают в папку Отложенные, однако вы можете переместить их в любую из доступных папок.

Сообщения со статусом "Отложенное" отображаются в списке зеленым курсивом. Запланированную отправку таких сообщений можно отменить, или изменить дату/время отправки.

Персонализация сообщений

WebAsyst Почта позволяет вам добавлять в сообщения личные данные получателей (имена, адреса и т.д.). Это реализуется с помощью так называемых переменных, или специальных обозначений, которые нужно добавить в текст письма, и которые динамически заменяются на реальные значения из базы данных ваших контактов во время отправки сообщения. Такая возможность особенно полезна для массовых рассылок - вам достаточно сделать одно сообщение для всех. У каждого получателя это сообщение будет выглядеть так, как если бы вы писали его персонально для этого получателя.

Чтобы добавить переменную в сообщение, поставьте курсор в нужном месте в тексте письма и затем нажмите кнопку в панели инструментов редактора. Выберите переменную в списке и щелкните по ней. Переменная будет добавлена в текст, например: {C_FIRSTNAME} или {C_LASTNAME}. Запомнив точное написание переменных, вы можете их просто печатать в тексте вашего сообщения, не обращаясь к инструменту выбора {не забывайте фигурные скобки}.

Во время отправки сообщения все переменные заменяются на реальные значения, как показано в примере ниже:

ПРИМЕЧАНИЕ: Замена переменных из категории "Параметры получателя" производится только при отправке сообщения в списки контактов, так как только в этом случае возможно однозначно установить соответствие между получателем сообщения и записью о контакте в сервисе Контакты.

Добавление ссылки для отписки в исходящие сообщения

При массовых рассылках стандартной практикой является размещение в письме специальной ссылки для отписки получателей от последующих рассылок. Более того, при отсутствии такой ссылки в сообщении получатель может пожаловаться на спам, и ваш IP-адрес (а вслед за этим и ваш WebAsyst-аккаунт) будут заблокированы почтовым сервером получателя.

Для добавления ссылки отписки щелкните по кнопке выбора переменных  в панели инструментов и затем щелкните по переменной {UNSUBSCRIBE} в конце списка. В текст письма будет добавлено слово Отписка, которое является гиперссылкой на специальную страницу. Вы можете изменить текст «Отписка» на другой, например: «отписаться от будущих рассылок». Однако, не следует менять HTML-код, связанный с этим текстом.

Организация и работа с сообщениями

В левой части главного экрана расположена навигационная панель Папки. Она предназначена для организации разнообразных сообщений и состоит из следующих секций:

Входящие: каждому почтовому аккаунту (электронному адресу) соответствует отдельная папка. Новые сообщения всегда поступают в эту секцию, и каждое сообщение сохраняется в папке своего аккаунта. При поступлении новых сообщений название аккаунта-приемника и самой секции "Входящие" выделяется жирным, а в скобках отображается количество поступивших сообщений.

Черновики: если при создании нового сообщения нажать кнопку "Сохранить как черновик", то такое сообщение сохранится в этой папке.

Отложенные: в этой папке сохраняются сообщения, отправка которых назначена на дату/время в будущем.

Отправленные: все отправленные сообщения попадают в эту папку. Сообщения с отложенной отправкой автоматически перемещаются в эту папку из папки "Отложенные" в момент отправки. Сообщения, при отправке которых произошла ошибка (неправильный адрес получателя, отказ в получении принимающим почтовым сервером и т.д.) также сохраняются в этой папке, но выделяются жирным красным цветом.

Шаблоны: новый шаблон, созданный с помощью команды Сообщения... / Создать новый шаблон сохраняется в этой папке.

Доступные папки: иерархическая структура папок постоянного хранения и совместного использования сообщений. Эта секция состоит из папок и вложенных подпапок, аналогично тому как устроено хранилище файлов на вашем компьютере.

Персональные папки пользователя

Следующие папки являются персональными. Сообщения, которые в них хранятся, доступны только пользователю, создавшему эти сообщения:

  • Черновики
  • Отложенные
  • Отправленные
  • Шаблоны

Всякий раз когда вы создаете новое сообщение или шаблон, оно попадает в одну из перечисленных папок. Другим пользователям вашего WebAsyst аккаунта эти сообщения недоступны до тех пор, пока вы не переместите их в одну из папок совместного доступа, в секции Доступные папки.

Папки совместного доступа

К следующим секциям возможно настроить совместный доступ для пользователей вашего WebAsyst аккаунта:

  • Входящие
  • Доступные папки

Секция Доступные папки предназначена для постоянного хранения и совместной работы с сообщениями. В этой секции сообщения организованы в папки и вложенные подпапки. Для каждой папки возможно предоставление одного из следующих уровней доступа отдельным пользователям и/или группам пользователей:

  • Чтение (Ч) – пользователь может открывать и просматривать сообщения,
  • Запись (З) – пользователь может редактировать/перемещать/удалять сообщения в этой папке,
  • Полный (П) – пользователь может выполнять любые действия с сообщениями, а также изменять свойства папки, создавать и настраивать вложенные папки.

Для настройки доступа, щелкните Папка -> Настроить права доступа. Вы можете настроить права индивидуально для каждого на закладке Пользователи, или использовать закладку Группы для настройки прав для групп пользователей.

При установке прав доступа применяется комбинация персональных и групповых прав, как в примере ниже:

Персональные права

Групповые права

Результирующие права

-

Ч

Ч

Ч

ЧЗ

ЧЗ

ЧЗП

Ч

ЧЗП

ПРИМЕЧАНИЕ: Настраивать права может только такой пользователь, который имеет Полный (П) доступа к данной папке, а также доступ к секции Пользователи и Группы.

Статусы сообщений

Каждое сообщение имеет один следующих статусов (каждый статус имеет свой цвет):

  • Получено: все сообщения, приходящие на любой из адресов в ветке "Входящие", получают этот статус.
  • Черновик: сообщение с этим статусом создано, но не отправлено. Такие сообщения можно редактировать, отправлять, или назначать на отправку на дату/время в будущем.
  • Отложенное: назначено на отправку на дату/время в будущем. Сообщение можно открыть для просмотра и, при необходимости, отменить отправку. При этом сообщения вернется в статус "Черновик" и его можно будет редактировать.
  • Отправляется: этот статус получают сообщения, которые уже переданы почтовому серверу для отправки, но отправка еще не завершена.
  • Отправлено: сообщение уже отправлено получателям.
  • Отправлено (с ошибкой): во время отправки таких сообщений произошла ошибка: неверный адрес получателя, отказ в приеме сообщения почтовым сервером получателя и т.д. При просмотре таких сообщений доступен отчет об ошибках для каждого адресата.
  • Шаблон: сообщения с этим статусом используются в качестве шаблонов для создания новых сообщений. Сами по себе они не могут быть отправлены.

Действия с сообщениями и папками

Перемещение сообщений: выберите сообщения в списке и далее команду Сообщение... -> Переместить в панели инструментов. Затем выберите папку, в которую вы хотите переместить сообщения.

ПРИМЕЧАНИЕ: Сообщения можно перемещать из секции Входящие, а также из персональных папок (Черновики, Отложенные, Отправленные и Шаблоны) в любые доступные папки совместного использования. Однако, обратное перемещение из Доступных папок во Входящие или в любую из персональных папок невозможно.

Для удаления выбранных сообщений используйте команду Сообщение... -> Удалить.

Чтобы добавить новую папку, щелкните Папка... -> Добавить в панели инструментов и введите имя новой папки. Новая папка будет добавлена как вложенная в текущую. Если вы хотите создать корневую папку, то прежде перейдите в ветку "Доступные папки" и затем щелкните Папка... -> Добавить в панели инструментов.

Для перемещения папки, перейдите в нужную папку и используйте команду Папка... -> Переместить в панели инструментов.

Для удаления папки используйте команду Папка... -> Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ: Вам необходимо иметь уровень прав Полный (П) в той папке, к которой вы хотите применить действие удаления, перемещения или создания новой вложенной папки.